Encaissement et Paiement

1. Lorsque le logiciel affiche les factures non réglées, reportez-vous à la rubrique Liste des écritures non lettrées pour vous aider à sélectionner les écritures puis à lancer l'opération de règlement.

2. Complétez ensuite les zones suivantes : la Date du règlement, le Libellé, le N° de la Pièce et le numéro de compte Banque.

3. Cochez l’une des trois options : Brouillard, Validation ou Simulation.

4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].

1. Dans ce cas, saisissez les zones de la pièce dans la fenêtre Paiement ou Encaissement.

• la Date de l’écriture : la date du jour est proposée par défaut. Vous pouvez la modifier. Si vous avez paramétré une gestion des échéances pour ce compte, la date Echéance est alors automatiquement calculée selon la date de la facture.

• le Paiement : cliquez sur l'icône d'appel de liste  et sélectionnez le mode de paiement utilisé puis cliquez sur [OK].

• la Date de valeur : correspond à la date réelle d’encaissement. Celle-ci diffère de la Date de l’écriture lorsque vous enregistrez une écriture avant le dépôt à la banque.

• le N° de Pièce : cette zone n’est pas obligatoire et celle-ci ne s’affiche pas si votre mode de paiement est le chèque. Ce numéro correspond généralement au numéro de pièce indiqué sur la facture.

• le Libellé :  si vous avez coché Libellé=intitulé du compte, le libellé du compte est automatiquement affiché dans cette zone. Dans le cas contraire, saisissez un libellé.
  Le bouton , situé à la fin de la zone, permet de saisir un commentaire pour l'écriture.

• le Numéro de chèque : cette zone n’apparaît que si vous effectuez un paiement par chèque. Si vous avez défini les numéros de chéquier via la commande chéquiers du menu Listes , le numéro de chèque est automatiquement renseigné. Dans le cas contraire, saisissez le numéro figurant sur le talon de votre chéquier, utilisé pour payer la facture.

• la référence pointage/let : le numéro de la pièce est reporté par défaut dans cette zone et servira pour lettrer cette facture avec le règlement que vous enregistrerez en fonction de son pointage. Vous pouvez le modifier.

• le code analytique : si le code analytique par défaut est indiqué dans la fiche du compte concerné, celui-ci s'affiche automatiquement dans la zone Analyt. S'il est déclaré comme zone à saisir obligatoirement (en paramétrage de saisie), vous ne pouvez pas quitter la grille de saisie avant d'avoir renseigné cette zone. L’icône qui s’affiche lorsque vous cliquez dans la zone, permet d’affecter plusieurs codes analytiques.

• le montant total de la facture en TTC.

• le montant réglé : cette zone ne s’affiche que si, dans les paramètres comptables, vous avez coché la case Gestion de l'écart dans les règlements . Lors de la saisie des règlements fournisseurs et encaissements clients, les montants des escomptes seront imputés sur l’un des comptes déclarés dans ces paramètres. Indiquez le montant réellement réglé dans cette zone. L’escompte se calcule automatiquement en fonction du montant TTC indiqué et s’affiche dans la zone Ecart .

• le compte banque : il s’agit du compte de contrepartie associé au journal. Celui-ci est renseigné par défaut si vous l’avez déclaré dans la fiche du journal (menu Listes - commande Journaux).

• les lignes de TVA : selon le régime de TVA défini dans les paramètres du dossier, la grille de saisie diffère et affiche une partie supplémentaire. Lorsque vous cliquez dans la première cellule, la liste déroulante est activée. Vous pouvez alors sélectionner le taux de TVA à appliquer. Les comptes de TVA (en attente, à reverser ou collectée selon votre cas) définis dans les paramètres de TVA du dossier, sont alors repris automatiquement. Le montant de la TVA est aussi calculé automatiquement.

2. Cochez l’une des trois options : Brouillard , Validation ou Simulation .

3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].

Selon le régime de TVA défini dans les paramètres du dossier la grille de saisie diffère.

Saisie Encaissement ou Encaisser un montant

• Si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements (Paramètres TVA - TVA sur ventes), lorsque vous saisissez une facture client, la TVA est enregistrée dans un compte de TVA en attente, puisque vous ne devrez la payer que lorsque vous aurez encaissé le règlement.

• Lorsque vous enregistrez le montant du règlement avec la commande Encaissement ou avec la commande Encaisser un montant, si vous avez sélectionné la facture dont vous souhaitez enregistrer le paiement, votre logiciel vous propose de solder le compte de TVA en attente au profit du compte de TVA collectée.

Saisie Paiement ou Régler un montant

• Si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements (Paramètres TVA - TVA sur achats), lorsque vous saisissez une facture fournisseur, la TVA est enregistrée dans un compte de TVA en attente, puisque vous ne pourrez la récupérer que lorsque vous aurez payé/réglé la facture.

• Lorsque vous enregistrez le montant du règlement avec le guide de saisie Paiement ou avec la commande Régler un montant, si vous avez sélectionné la facture dont vous souhaitez enregistrer le paiement, votre logiciel vous propose de solder le compte de TVA en attente au profit du compte de TVA déductible.

• Cas particulier des fournisseurs : gestion de la TVA (Compte fournisseur - onglet Fournisseur)

  Il est possible d'indiquer dans la fiche d'un compte fournisseur un régime de TVA différent de celui indiqué dans les paramètres TVA - TVA sur les achats.

  Exemple

  Vous êtes assujetti au régime de TVA sur les débits dans les paramètres TVA. Votre fournisseur DUBOIS, lui, est assujetti au régime de TVA sur les encaissements (zone cochée dans la fiche de son compte, onglet Fournisseur).

  La TVA sera alors récupérable pour ce fournisseur en particulier au moment du paiement de la facture.

Si, dans les paramètres comptables, vous avez coché la case Gestion de l'écart dans les règlements, lors de la saisie des règlements fournisseurs et encaissements clients, les montants des escomptes seront imputés sur l'un des comptes déclarés dans ces paramètres.

1. Lors de la saisie de l'encaissement ou du paiement, indiquez le montant réellement réglé dans la zone Montant réglé.

L'escompte se calcule automatiquement en fonction du montant TTC indiqué.

2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].

3. Dans la fenêtre Gestion de l'écart sur le règlement, choisissez comment le logiciel doit gérer l'écart. Pour plus de détails, reportez-vous à la rubrique Gestion de l'écart sur le règlement.

Vous pouvez utiliser le mode de paiement par chèque lorsque vous enregistrez un encaissement ou un paiement en saisie guidée.

Saisie des chéquiers

Pour utiliser ce mode de paiement vous devez répertorier les numéros de chèques de chacun des chéquiers utilisés.

Utilisation en saisie guidée

1. Cliquez sur l'icône d'appel de liste située à la fin de la zone Paiement.

2. Dans la fenêtre Mode de paiement, sélectionnez chèque puis cliquez sur [OK].