Saisie d'un Z de caisse
Menu Saisies ou Ma compta - commande Saisie
Z de caisse
Le Z de caisse ou Ticket Z est un état récapitulatif de fin de journée,
édité par une caisse enregistreuse. Ce ticket totalise toutes les recettes
en TTC enregistrées dans la journée et possède un numéro d’identification.
La commande Saisie Z de caisse permet d’enregistrer
les écritures comptables du ticket Z ainsi que les écarts de caisse. Cette
saisie se déroule en deux étapes. Tout d’abord, vous saisissez la répartition
de votre chiffre d’affaires (par rayon, nature de biens...) puis la répartition
par mode de règlement.
Le mode cahier ne gère pas la comptabilité
analytique.
La première fois que vous utilisez cette commande, la grille de saisie
est vide. Par la suite, le libellé, le taux de TVA, le compte
et le code analytique des ventes seront conservés et dans
la seconde étape, le libellé, le compte du règlement ainsi que le code
mode de paiement, à l’exception des comptes clients. Il ne vous restera
plus qu’à saisir vos montants.
Dans le menu Contextuel (clic-droit dans la
fenêtre), plusieurs fonctionnalités peuvent vous aider dans la saisie,
notamment les commandes suivantes :
Saisie
Par défaut, la saisie des ventes se fait en TTC. Cependant, vous pouvez
saisir le détail de vos ventes en HT. Pour cela, dans les préférences
de saisie, vous disposez de l’option Saisie Z de caisse
: détail des ventes en HT. Vous y accédez par le menu Dossier,
commande Options - Préférences, groupe Comptabilité - Options de saisie.
Étape
1
Cette étape vous permet de saisir le détail de vos ventes par type
(exemple : boucherie, épicerie, etc).
-
Munissez-vous de votre ticket Z.
-
Vérifiez que la date proposée est exacte.
-
Saisissez le numéro du ticket Z. Ce numéro est
important en cas de contrôle fiscal.
-
Indiquez le nombre de clients passés en caisse
dans la journée, dans la zone correspondante. Sur un ticket Z,
le nombre de clients peut être exprimé par un nombre de paniers
ou autre.
-
Saisissez le total des ventes TTC à répartir.
-
Cliquez sur la touche <Entrée> de votre
clavier. Les zones Panier moyen et Reste à répartir sont alors calculées automatiquement.
-
Dans la colonne Libellé vente,
indiquez le nom de la répartition. Exemples : épicerie, boucherie.
-
Saisissez le Montant TTC puis le taux de TVA de
la vente. Le Montant TVA et le Montant HT sont calculés automatiquement.
-
Cliquez sur
l’icône d’appel de liste et sélectionnez un compte. Le code
analytique est renseigné par défaut s’il est indiqué dans
le compte que vous avez choisi. Dans le cas contraire, vous pouvez
toujours en sélectionner un. L'icône permet
d'affecter plusieurs codes analytiques.
-
Répétez l’opération pour toutes les répartitions
des ventes.
-
Vérifiez que la zone Reste
à répartir est vide.
-
Cliquez sur le bouton [Suivant] situé en haut
de la fenêtre.
Étape
2
Cette seconde étape vous permet de saisir le détail de vos ventes
par mode de paiement (exemple : chèques, espèces, comptes clients,
etc). Dans la partie supérieure de la fenêtre, les informations du
ticket Z sont rappelées. Les zones Total Règlements
et Ecart de caisse se renseigneront au fur
et à mesure de la saisie des différents modes de règlements.
-
Dans la colonne Libellé règlement, indiquez le
nom du mode de paiement. Par exemple : CB, chèque, espèces, etc.
Si vous laissez cette zone vide, c’est le libellé du compte ou
du code mode de paiement qui sera pris en compte.
-
Saisissez ensuite le montant de répartition du
règlement.
-
Dans la colonne Compte,
cliquez sur l’icône d’appel de liste puis selon le mode de paiement,
cochez l’option Clients, Autres
tiers ou Financiers :
-
Clients : ce type de compte est utilisé pour les
clients qui ont un compte.
-
Autres tiers : ce type de compte est utilisé pour
les règlements par ticket restaurant, bons d’achats...
-
Financiers : ce type de compte est utilisé pour
les règlements de type chèque, carte bancaire. Exemple : pour
un mode de paiement de type chèque, le compte le plus souvent
utilisé est le compte financier 511200 chèques à encaisser.
-
Indiquez éventuellement un code mode de paiement.
-
Répétez l’opération pour tous les règlements.
Conserver le client dans la saisie
-
Les comptes clients sont les seuls qui ne sont
pas récupérés automatiquement dans les prochaines saisies d’un
Z de caisse. Cependant, vous avez quand même la possibilité de
les garder.
-
Pour cela, sélectionnez la ligne d’un compte client,
cliquez sur le bouton [Conserver le client] ou faites un clic-droit
et choisissez la commande Conserver le client
dans la saisie.
Lettrer une ligne d’écriture
Uniquement disponible en mode Standard
Vous pouvez lettrer une écriture directement dans cette grille de
saisie.
-
Pour cela, sélectionnez la ligne de l'écriture.
-
Cliquez sur le bouton [Lettrer].
-
Dans la fenêtre qui s'affiche, procédez au lettrage
de votre écriture et fermez la fenêtre. Vous revenez à la grille
de saisie.
Enregistrer
les écritures
Ecarts de caisse
Lorsque vous avez un écart de règlement, celui-ci est calculé et
s’affiche dans la zone Ecarts de caisse.
Cet écart passera sur le compte d’écart de caisse positif ou négatif
choisi dans les paramètres de comptabilité.
-
Si ces comptes n’ont pas encore été déterminés,
vous ne pouvez pas enregistrer vos écritures. Cliquez alors sur
le bouton [Enregistrer plus tard].
-
Dans le menu Dossier,
commande Paramètres - Comptabilité,
cliquez sur l’onglet Racines/Défauts
et attribuez les comptes d’écart de caisse.
-
Activez de nouveau la commande Saisie
Z de caisse et cliquez sur le bouton [Suivant].
-
Procédez à l’enregistrement.
Enregistrer
-
Par défaut, les écritures sont enregistrées en
Brouillard. Si
vous voulez qu’elles soient enregistrées en Simulation ou
Validation, cochez l’option correspondante.
-
Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Vous pouvez visualiser vos écritures de caisse dans la liste des
écritures (menu Listes ou Expert
comptable). Lors de vos prochaines saisies, la plupart des
informations seront conservées. Si des répartitions des ventes ou
des règlements ne sont pas dans le ticket Z du jour, vous pourrez
les laisser vides.