Saisie standard

Choisissez si le libellé de l'écriture, affiché dans la grille de saisie, correspondra à l'intitulé du compte ou à un libellé libre, en cochant l'une des deux options.

L’option Calcul automatique est cochée par défaut. Ainsi, le logiciel calcule les montants et les insère dans la grille de saisie. De plus, lorsqu’un compte de TVA par défaut est défini dans un compte de charge ou de produit, dans un compte client ou fournisseur, les calculs sont automatiquement effectués selon le taux de ce compte de TVA. Le taux de TVA appliqué par défaut est le taux défini dans les paramètres de TVA (en général 20,0%) sauf si vous avez attribué un compte de TVA au compte client, fournisseur, charge ou produit que vous saisissez. Dans ce cas, le logiciel appliquera le taux de TVA du compte client, fournisseur, charge ou produit. Si vous ne souhaitez pas saisir vos écritures avec un automatisme sur les calculs, cochez l’option Calcul manuel.

Uniquement disponible dans Ciel Compta Évolution

Si vous effectuez une saisie en devises (menu Saisies, commande Saisies en devises), une zone supplémentaire vous permet de choisir la devise à utiliser.

Le Journal est proposé par défaut selon la dernière écriture effectuée en saisie standard. Vous pouvez le modifier en sélectionnant un des codes proposés dans la liste des journaux que vous obtenez en cliquant sur l'icône d'appel de liste ,  présenté en fin de zone, ou en appuyant sur la touche <F4> de votre clavier.

Dans notre exemple, il s’agit du journal de ventes : VT.

La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert la société est proposée par défaut comme Date d'écriture. Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors qu'elle est bien comprise dans la période de saisie définie dans les paramètres comptables (onglet Paramètres).

La zone N° de pièce vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères alphanumériques maximum) à la pièce que vous saisissez. Ce n'est pas une zone obligatoire, mais elle facilite la recherche et l'identification d'écriture.

Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incrémente automatiquement.

Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur l'édition des journaux.

Si un numéro de pièce est défini pour l'écriture, il est automatiquement proposé comme libellé de l'écriture, mais vous pouvez le modifier.

1. Dans la colonne N° de compte, saisissez la racine du compte client, soit les trois premiers caractères 411 puis cliquez sur le bouton présenté en fin de zone.
   Vous obtenez ainsi la liste des comptes, à partir du premier compte client. Sélectionnez le compte adéquat puis cliquez sur le bouton [OK].

• Si vous avez coché l'option de saisie Afficher la liste auxiliaire pour les comptes dans les préférences comptables, la liste auxiliaire des comptes s’ouvre automatiquement dès que le curseur se place dans la zone Compte.

• Vous pouvez consulter le compte sur lequel vous saisissez une écriture. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule d’un compte et faites un clic-droit. Choisissez la commande Consulter le compte. La fenêtre de celui-ci s’affiche.

2. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme Libellé de la ligne d'écriture. Ceci est dû au fait que l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie est activée par défaut.
   Pour renseigner le libellé de l'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte.

3. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Saisissez-le.
   Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel propose un prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit.

4. Dans la zone Code mode de paiement, indiquez le mode de paiement utilisé.
   Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur le bouton présenté en fin de zone pour en sélectionner un.

La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis pour le compte et la date de l'écriture. Vous pouvez la modifier. Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers.

Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'entête de l'écriture, il est repris par défaut comme Référence pointage/Let. Cette information est utilisée pour effectuer le lettrage sur numéro de pointage de cette ligne d'écriture avec la ligne d'écriture correspondant au montant TTC réglé.

Lorsque l'écriture sera lettrée, les codes lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne Code lettrage. En saisie, vous n'accédez pas à cette zone.

Les zones Date d'échéance, Référence pointage/Let et Quantité doivent être déclarées accessibles au niveau de l'onglet Options de chacun des comptes concernés, faute de quoi, la saisie n'est pas possible sur ces zones.
Les zones non accessibles lors de la création d'une ligne sont affichées sur fond grisé.

La colonne Intitulé du compte est renseignée automatiquement. Vous pouvez modifier son affichage. Pour cela :

1. positionnez votre curseur dans une cellule de cette colonne puis faites un clic droit,

2. choisissez la commande Affichage 'Intitulé du compte'. La fenêtre Affichage de la colonne 'Intitulé du compte' s'ouvre.

1. Saisissez la racine du compte de TVA puis cliquez sur le bouton présenté en fin de zone pour sélectionner le compte dans la liste proposée.

2. Si l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut, le Libellé de la ligne d'écriture est automatiquement renseigné par le libellé de l'écriture. Pour renseigner le libellé de la ligne d'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte.

Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le taux de TVA défini pour le compte sélectionné) et imputé au Crédit.
Ceci est dû au fait que l'option Calcul automatique, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut.

Renseignez la zone Compte par le numéro 706000.

Comme pour la ligne 2 :

• le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l'écriture,

• le montant HT est automatiquement calculé et imputé au Crédit.

Si la ventilation budgétaire est demandée pour le compte 706000, le curseur se place sur la zone Code analytique. Le code est proposé par défaut, si vous l'avez saisi préalablement dans la fiche du compte. Sinon, sélectionnez-le dans la liste des codes budgétaires/analytiques existante en cliquant sur l'icône . L'icône permet d'affecter plusieurs codes analytiques.

La saisie d'un code analytique/budgétaire peut être obligatoire si l'option Ventilation analytique/budgétaire obligatoire est cochée dans les préférences comptables.

Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes.

Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton [Solde].

Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie, il est possible de solder automatiquement l'écriture en affectant le solde de l'écriture au compte de contrepartie.

Ce bouton permet d'ajouter une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille de saisie.

Ce bouton permet de supprimer une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie.

Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer].

Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne saisie.

Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille de saisie.

Le bouton [Tout effacer] permet de supprimer toutes les lignes de la grille de saisie.

1. Sélectionnez la ligne de saisie dont le compte est à modifier.

2. Cliquez sur le bouton [Modifier]. La fiche du compte s'affiche.

3. Procédez aux modifications et cliquez sur le bouton [Enregistrer].

1. Sélectionnez la ligne de saisie affectée au compte que vous voulez consulter.

2. Cliquez sur le bouton [Consulter]. La fenêtre de consultation de compte s'affiche.

Vous pouvez lettrer une écriture directement dans la grille de saisie.

1. Sélectionnez la ligne de l'écriture

2. Cliquez sur le bouton [Lettrer].

3. Si le compte n’est pas lettrable, un message demande de confirmer le lettrage du compte. Cliquez alors sur le bouton [Oui].

4. Dans la fenêtre qui s'affiche, procédez au lettrage de votre écriture et fermez la fenêtre. Vous revenez à la grille de saisie.

Vous pouvez fermer la grille de saisie tout en ayant la possibilité de sauvegarder l'écriture en cours de saisie.

1. Vérifiez que l'option Brouillard est sélectionnée.

2. Cliquez sur le bouton [Fermer]. Un message propose de sauvegarder les modifications.

3. Cliquez sur le bouton [Non] si vous voulez vraiment annuler la saisie de l’écriture. A l’inverse, cliquez sur le bouton [Oui].

4. Si vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous propose d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui].

Le compte d’attente utilisé est celui défini dans les paramètres comptabilité, par défaut le compte 471000. Voir Onglet Racines/Défauts.

5. Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de remplacer le compte d’attente par le compte qui doit normalement servir à équilibrer les lignes.